Fortrolighedspolitik

AAC Globals fortrolighedspolitik

AAC Global har forpligtet sig til at respektere privatlivets fred og overholde gældende lovgivning vedrørende behandling af personoplysninger. I forbindelse med vores aktiviteter og ydelser som virksomhed er det nødvendigt at indsamle og behandle personoplysninger.

I vores databeskyttelsesprincipper beskrives formålet med at indsamle og behandle personoplysninger, og det uddybes bl.a., hvem der behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har i forhold til dine data.

Som dataansvarlige behandler AAC Global Oy og AAC Global AB dine personoplysninger i henhold til disse principper og gældende lovgivning. Læs derfor disse databeskyttelsesprincipper omhyggeligt.

Desuden vil vi muligvis opdatere principperne løbende i forbindelse med udvikling af vores virksomhed, og når lovgivningen ændres, så vi anbefaler, at du indimellem besøger denne side.

Indhold:

  1. Vores nøgleprincipper
  2. Hvordan bruger vi dine personoplysninger?
  3. Hvilke oplysninger indsamler vi og fra hvilke kilder?
  4. På hvilket grundlag behandler vi dine personoplysninger?
  5. Hvem behandler dine personoplysninger? Videregives dine personoplysninger til tredjepart?
  6. Overføres dine personoplysninger til lande uden for EU?
  7. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
  8. Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?
  9. Er du forpligtet til at give os dine personoplysninger?
  10. Hvordan bruger vi cookies?
  11. Hvilke rettigheder har du?
  12. Hvordan kan du udøve dine rettigheder?
  13. Kan denne fortrolighedspolitik blive opdateret?
  14. Hvem skal jeg kontakte i sager vedrørende personoplysninger?

1  Vores nøgleprincipper for behandling af personoplysninger

AAC Global respekterer privatlivets fred og er forpligtet til at overholde gældende lovgivning vedrørende behandling af personoplysninger, dvs. EU’s generelle forordning om databeskyttelse (GDPR).

1.1   Følgende nøgleprincipper udgør grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger: 

1.1.1   Personoplysninger er fortrolig information

Dine personoplysninger er fortrolige. Som udgangspunkt behandles dine personoplysninger kun af vores medarbejdere. Under visse omstændigheder kan det dog forekomme, at vores underleverandører, som har underskrevet en kontrakt, behandler en begrænset mængde identificerbare personoplysninger.

1.1.2   Personoplysninger indsamles og anvendes i henhold til en plan

Vi undgår unødvendig indsamling, behandling og opbevaring af personoplysninger.

1.1.3   Vi har skriftlige aftaler med vores underleverandører

Hvad angår behandling af personoplysninger, bruger vi kun underleverandører, der har indgået en skriftlig aftale med os, hvor de forpligter sig til at beskytte personoplysninger.

1.1.4   Vi behandler kun personoplysninger, når det er i din interesse

Vores behandling af personoplysninger er altid baseret på skriftlige aftaler eller kundernes beslutning om at videregive personoplysninger til os, når de bruger vores website eller bestiller vores ydelser. Vi behandler kun personoplysninger til formål, der er i kundens bedste interesse, og oplysningerne behandles i henhold til kundens instruktioner.

1.1.5   Hovedformålene med behandling af personoplysninger

Vi bruger hovedsageligt personoplysninger med henblik på at kunne levere vores ydelser, administrere kunderelationer, udstede fakturaer og markedsføre og sælge vores ydelser. Desuden anvender vi personoplysninger i forbindelse med videreudvikling af disse aktiviteter.

Kundeoplysninger behandles kun inden for rammerne af GDPR og den finske lov om personoplysninger i AAC Globals eget arkiv med personoplysninger.

2  Hvordan bruger vi dine personoplysninger?

Personoplysninger indsamles, opbevares og behandles udelukkende til formål, som er fastsat på forhånd.

2.1   Hovedformålene med at anvende personoplysninger inkluderer:

2.1.1   Levering af ydelser og administration af kunderelationer (CRM)

Vi behandler personoplysninger i forbindelse med forhold, der vedrører administration af kunderelationer, såsom levering af ydelser, fakturering, gældsinddrivelse, håndtering af klager, kundesupport og kundetilfredshedsundersøgelser.

I forbindelse med visse af vores ydelser kan det også være nødvendigt at registrere sig på vores kundeportal med personlige brugeroplysninger. Endvidere vil vi muligvis bruge personoplysninger, når vi udsender meddelelser vedrørende anvendelsen af vores ydelser.

2.1.2   Kommunikation og markedsføring af vores ydelser

I det omfang lovgivningen tillader det, vil vi muligvis også behandle personoplysninger i forbindelse med markedsføring og direkte markedsføring. Dette kan indebære behandling og analyse af personoplysninger med henblik på målrettede markedsføringsaktiviteter eller ydelser.

Vi kan f.eks. vise målrettede beskeder eller indhold på vores kanaler, som er baseret på dine tidligere præferencer, eller kontakte dig via direkte markedsføring.

2.1.3   Produktudvikling af markedsføringsydelser

Vi udvikler vores aktiviteter løbende. Derfor vil vi muligvis også bruge personoplysninger til at videreudvikle vores markedsføringsydelser, såsom udvikling og implementering af nye servicekoncepter og forbedring af vores processer.

2.1.4   Overholdelse af lovgivningen

Vi kan også indsamle og behandle personoplysninger med henblik på at overholde vores lovgivningsmæssige forpligtelser med hensyn til f.eks. bogholderi eller myndigheder.

2.1.5   Menneskelige ressourcer

Som udgangspunkt behandler vi kun personoplysninger om medarbejdere og jobansøgere til HR-administrative formål og for at overholde vores forpligtelser vedrørende ansættelseskontrakter, vores lovgivningsmæssige forpligtelser vedrørende ansættelsesforhold samt for at vurdere ansøgere og besætte ledige stillinger.

3  Hvilke oplysninger indsamler vi og fra hvilke kilder?

Vi indhenter hovedsagelig personoplysninger direkte fra dig, når du kontakter os eller benytter dig af vores ydelser. Vi indhenter måske også personoplysninger om kunder fra offentligt tilgængelige informationskilder og registre, f.eks. LinkedIn og andre sociale medier.

Vi bruger værktøjer som Google Analytics, HubSpot, Giosg og Hotjar til at indsamle data om besøgende på vores website for at analysere og forbedre vores website og målrette vores markedsføring.

Som udgangspunkt behandler vi kun personoplysninger, der vedrører vores kunder (herunder potentielle kunder), medarbejdere og jobansøgere.

3.1  Normalt vil vi indhente følgende oplysninger direkte fra vores kundes kontaktperson:

  • Navnet på virksomheden, kontaktpersonens for- og efternavn, virksomhedens adresse, kontaktpersonens e-mailadresse, telefonnummer og jobtitel
  • Information om de tilladelser eller begrænsninger, som kontaktpersonen har angivet vedrørende markedsføring
  • Kategoriseringsoplysninger (f.eks. præferencer/interesser) fra enkeltpersoner
  • Oplysninger, som er indsendt via kontaktformularer og chat
  • Oplysninger om kundefeedback

3.2  Vi vil muligvis også behandle følgende personoplysninger, når en kunde bruger vores website eller ydelser:

  • IP-adresse eller anden identifikator
  • Oplysninger om bestillinger, fakturering og levering
  • Oplysninger indsamlet via cookies
  • Oplysninger indsamlet via brugen af vores online ydelser
  • Fra andre kilder vil vi muligvis indhente især følgende oplysninger om kunden: oplysninger vedrørende brugen af sociale medier, f.eks. LinkedIn, Facebook og Instagram.

3.3   Hvad angår vores medarbejdere og jobansøgere, behandler vi hovedsagelig personoplysninger, som vi har fået fra personerne selv, og personoplysninger, som er indhentet i forbindelse med selve ansættelsesforholdet:

  • Basisoplysninger om medarbejder eller jobansøger
  • Jobansøgers CV og ansøgning samt referenceoplysninger modtaget fra ansøger med dennes samtykke
  • Oplysninger, som er nødvendige i forbindelse med udbetaling af løn
  • Oplysninger, som er nødvendige for at overholde rettigheder og forpligtelser vedrørende ansættelsesforhold
  • Visse følsomme medarbejderoplysninger (medlemskab af fagforening og helbredsoplysninger), men kun i et sådant omfang, at vi overholder vores lovgivningsmæssige forpligtelser som arbejdsgiver

Med dit samtykke vil vi muligvis også indsamle og behandle andre oplysninger; eksempelvis kan vi i forbindelse med et morgenmadsarrangement spørge dig, om du har fødevareallergier.

4  På hvilket grundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi er ansvarlige for at sikre, at vi altid har et retsgrundlag for at behandle dine personoplysninger. Der kan findes flere former for retsgrundlag for behandling af personoplysninger, men vi sikrer, at der altid findes mindst et retsgrundlag.

Hvad angår de oplysninger, der opbevares i vores arkiv med kunde- og markedsføringsoplysninger, behandler vi primært oplysninger med henblik på at udarbejde og implementere aftaler og ud fra legitime interesser, hvilket især inkluderer levering og udvikling af vores ydelser; administration af kunderelationer (CRM); direkte markedsføring og implementering, målretning og udvikling af markedsføring; håndtering af klager og kundefeedback; samt levering af ydelser vedrørende vedligeholdelse og videreudvikling.

Med dit samtykke vil vi muligvis også bruge din e-mailadresse til at sende nyhedsbreve og meddelelser om markedsføring eller til at behandle andre oplysninger om dig. Hvis vi behandler dine personoplysninger kun på basis af dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Vi vil muligvis også behandle dine personoplysninger med henblik på at overholde vores lovgivningsmæssige forpligtelser.

5  Hvem behandler dine personoplysninger? Videregives dine personoplysninger til tredjepart?

Som udgangspunkt behandles dine personoplysninger af AAC Globals medarbejdere som en del af deres arbejdsopgaver.

I visse tilfælde vil dine personoplysninger muligvis blive videregivet til vores underleverandører, som er pålagt tavshedspligt. Vores underleverandørers behandling af personoplysninger er baseret på en skriftlig aftale om opgaven. Vores underleverandører behandler personoplysninger på en måde, der er fastsat på forhånd, i henhold til vores skriftlige instruktioner og kun til formål, som er beskrevet i denne fortrolighedspolitik.

Hvad angår personoplysninger om vores kunder, vil vi muligvis benytte underleverandører til især datalagring, administration af kunderelationer (CRM) (skylagringstjenester, projektstyring og kommunikation, CRM) og teknisk support.

Vi vil måske også skulle videregive oplysninger for at overholde kontraktlige forpligtelser, eller hvis det er påkrævet i henhold til lovgivning eller en kompetent myndighed.

Desuden vil vi muligvis videregive dine personoplysninger i forbindelse med overtagelse af en virksomhed.

Vi videregiver måske også anonymiserede eller statistiske oplysninger, der ikke kan forbindes med enkeltpersoner. Hvis sådanne oplysninger ikke længere betragtes som personoplysninger, vil vi muligvis videregive disse til tredjepart til formål som ikke er beskrevet her.

6  Overføres dine personoplysninger til lande uden for EU?

Under visse omstændigheder kan dine personoplysninger blive overført til lande uden for EU. Visse af de skytjenester, som vi anvender, f.eks. vores CRM-system og automatiserede markedsføringssystem, er placeret uden for EU.

Hvis oplysninger overføres til lande uden for EU, sikrer vi, at modtagerlandet har et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau som fastlagt af Europa-Kommissionen, at modtagere i USA har Privacy Shield-certificering, eller at overførslen sker i henhold til standardkontraktbestemmelserne udstedt af Europa-Kommissionen. Med andre ord vil vi altid sikre, at enhver overførsel af oplysninger eller data sker på basis af et retsgrundlag og er underlagt tilstrækkelige beskyttelsesmekanismer.

7  Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet med anvendelsen, eller i det omfang det er påkrævet i henhold til en aftale eller gældende lovgivning.

Opbevaringsperioderne for personoplysninger kan dog variere afhængigt af situationen og formålet med anvendelsen. Vi sletter vores kunders personoplysninger regelmæssigt, når der er gået 24 måneder siden seneste anvendelse af oplysningerne.

Vi forsøger også at opdatere dine personoplysninger om nødvendigt. Unødvendige oplysninger slettes.

Hvis vi er forpligtet til at lagre kundeoplysninger eller andre personoplysninger i henhold til lovgivningen, f.eks. regnskabsloven, opbevarer vi dine personoplysninger, indtil forpligtelsen i henhold til lovgivningen ophører.

8  Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?

Dine personoplysninger lagres hovedsageligt i et elektronisk format på vores serviceudbyders servere, som er beskyttet i henhold til gældende, generel praksis inden for området.

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler, holdes fortrolige og videregives kun til personer, der skal bruge dem som en del af deres arbejde, eller til vores partnere, f.eks. vores underleverandører, som vi har indgået aftale med, og som kun har adgang til oplysningerne i begrænset omfang og behandler disse med fortrolighed.

Adgang til dine personoplysninger er begrænset og beskyttet ved hjælp af brugerspecifikke identifikatorer, adgangskoder og adgangsrettigheder. Vores faciliteter er låst og beskyttet.

9  Er du forpligtet til at give os dine personoplysninger?

Hvis du ikke ønsker at give os dine personoplysninger eller forbyder os at behandle dine personoplysninger, er vi sandsynligvis ikke i stand til at hjælpe dig eller opfylde formålet med vores aktiviteter til fulde.

Hvis du ikke ønsker, at vi behandler dine personoplysninger i henhold til principperne beskrevet i denne fortrolighedspolitik, ser vi helst, at du ikke videregiver dine personoplysninger til os.

10  Hvordan bruger vi cookies?

På vores website bruger vi tjenester fra HubSpot Analytics, Google Analytics, Hotjar og Giosg, så vi kan give vores besøgende den bedst mulige brugeroplevelse.

Cookies er små tekstfiler, der lagres af netværksserveren på brugerens terminal. Cookies giver os oplysninger om, hvordan de besøgende bruger vores website.

Vi vil muligvis bruge cookies til at videreudvikle vores ydelser og website, analysere brugen af vores website og målrette vores markedsføring.

Besøgende på vores website kan acceptere eller blokere cookies via deres browserindstillinger. De fleste browsere accepterer automatisk cookies. Bemærk, at hvis du blokerer cookies, kan det begrænse visse af funktionerne på vores website.

Flere oplysninger findes i vores cookie-politik.

11  Hvilke rettigheder har du?

11.1  Tilbagetrækning af samtykke

Hvis vi behandler dine personoplysninger på basis af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os, f.eks. ved at sende en e-mail til privacy@aacglobal.com.

11.2  Dataadgang

Du har ret til at modtage en bekræftelse fra os om, hvorvidt vi behandler personoplysninger om dig, og til at vide, hvilke personoplysninger vi behandler. Du har også ret til at modtage supplerende oplysninger om formålet med behandlingen af dine personoplysninger.

11.3  Ret til at få korrigeret fejl

Du har ret til at anmode om, at vi korrigerer forkerte, forældede eller på anden vis ufuldstændige personoplysninger om dig.

11.4  Ret til at forbyde direkte markedsføring

Du har ret til at forbyde os at bruge dine personoplysninger til direkte markedsføring. Det kan du gøre ved at sende en e-mail til privacy@aacglobal.com.

11.5  Ret til at gøre indsigelse mod behandling

Hvis vi behandler dine personoplysninger på basis af generel interesse eller som følge af vores legitime interesser, har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, medmindre behandlingen sker af vægtige, legitime grunde, der tilsidesætter dine rettigheder, eller behandlingen er nødvendig for at overholde lovgivningen.

Bemærk, at dette kan begrænse vores muligheder for at hjælpe dig, eller endda forhindre os i at hjælpe dig.

11.6  Ret til at begrænse behandling

Under visse omstændigheder har du ret til at kræve, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger.

11.7  Ret til overførsel af oplysninger

Hvis vi har behandlet dine personoplysninger på basis af dit samtykke eller for at overholde en aftale, har du ret til at modtage, i et almindeligt anvendt format, de oplysninger, som du har indsendt til os i elektronisk format, således at oplysningerne kan overføres til en anden serviceudbyder.

12  Hvordan kan du udøve dine rettigheder?

Du kan udøve de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, ved at kontakte os. Send f.eks. en e-mail til privacy@aacglobal.com.

Skriv navn, adresse og telefonnummer i din besked og medsend en kopi af dit pas, kørekort eller anden legitimation, så vi kan bekræfte din identitet.

13  Opdatering af vores fortrolighedspolitik

Vi vil muligvis opdatere denne fortrolighedspolitik, hvis der sker ændringer i vores virksomhed eller i principperne for databeskyttelse. Vi vil måske også opdatere denne fortrolighedspolitik, hvis lovgivningen ændres. Sådanne ændringer træder i kraft, når vi har offentliggjort den opdaterede fortrolighedspolitik. 

Derfor beder vi dig om at gennemgå indholdet af denne fortrolighedspolitik med regelmæssige mellemrum.

14  Hvem skal jeg kontakte i sager vedrørende personoplysninger?

14.1  Kontaktoplysninger:

AAC Global Oy
Porkkalankatu 20 C*
FI-00180 HELSINKI
Reg.nr.: 0103288-0

Denne fortrolighedspolitik blev senest opdateret den 14. marts 2019.